Entlarve und eliminiere deine Zeitdiebe

Du kennst diese Situation sicherlich: Der E-Mail-Posteingang quillt über, ein ellenlanger Bericht wartet auf deinem Schreibtisch und du versprichst, dich nach dem Kaffee daran zu setzen... Doch dann klingelt das Telefon, deine Benachrichtigungen werden aktiviert und du brauchst einen zweiten Kaffee. Am Ende ist der Vormittag vorbei und deine To-do-Liste ist nicht kürzer geworden.

Was ist Prokrastination?

Prokrastination bezeichnet die Tendenz, eine Aufgabe oder Handlung bewusst aufzuschieben, obwohl man sich bewusst ist, dass diese Verzögerung negative Folgen haben kann.

Sie betrifft uns alle, wenn wir mit unangenehmen Terminen konfrontiert sind. Sie kann jedoch chronisch werden und sehr negative Auswirkungen auf die Arbeit (nicht rechtzeitig erledigte Aufgaben) oder die betroffenen Personen haben. Die Zufriedenheit, eine Aufgabe erledigt zu haben, ist ein Motivationsschub und stärkt das Selbstwertgefühl. Wer jedoch zögert, hat Schuldgefühle und fühlt sich ständig als Versager*in.

Faulheit ist jedoch nicht der einzige Faktor, wenn es um das Zögern geht.

Hier sind weitere mögliche Erklärungen:

Psychologische Ursachen

• Perfektionismus: Der Wunsch, dass alles von Anfang an perfekt sein muss, sodass man ständig auf bessere Ideen wartet, bevor man sich an die Arbeit macht.
• Mangelndes Selbstvertrauen: Die Vorstellung, nicht kompetent genug zu sein, was vor dem Handeln entmutigt.
• Angst vor Versagen/Erfolg: Die Aufgabe wird vermieden, um nicht mit einem negativen Ergebnis konfrontiert zu werden; oder umgekehrt Angst vor Verantwortung oder erhöhten Erwartungen, wenn man zu erfolgreich ist.
• Suche nach sofortiger Befriedigung: Unser Gehirn bevorzugt schnelle Belohnungen (in sozialen Netzwerken scrollen, eine Serie schauen) gegenüber langfristigen Anstrengungen.

Kognitive Ursachen

• Schlechtes Zeitmanagement: Schwierigkeiten, abzuschätzen, wie viel Zeit eine Aufgabe in Anspruch nehmen wird, was dazu führt, dass man sie aufschiebt.
• Unklare Ziele: Wenn eine Aufgabe zu vage ist («einen Bericht vorbereiten»), erscheint sie uns riesig und wir schieben sie auf.
• Kognitive Überlastung: Wenn sich zu viele Dinge ansammeln, wissen wir nicht, wo wir anfangen sollen, was zu einer Art mentaler Lähmung führt.
• Kognitive Verzerrungen:
• Unrealistischer Optimismus: «Morgen habe ich genug Zeit.»
• Präsentismus: Man misst dem gegenwärtigen Moment mehr Wert bei als zukünftigen Vorteilen.

Emotionale Ursachen

• Stress und Angst: Die Aufgabe wird mit Unbehagen assoziiert, daher vermeidet man sie.
• Langeweile oder Desinteresse: Man schiebt alles auf, was keine Stimulation bietet (z. B. administrative Aufgaben).
• Emotionale Erschöpfung: Wenn die Gesamtbelastung zu gross ist, fehlt die psychische Energie, um weiterzumachen.

Kontextuelle Ursachen

• Ablenkende Umgebung: Telefon, Kolleg*innen, Benachrichtigungen, etc.
• Fehlende Rahmenbedingungen: Fehlen klarer Fristen oder Nachverfolgung.
• Sinnlosigkeit: Absurde oder unseren Werten nicht entsprechende Aufgabenbeschreibung.

Was tun? Unsere Tipps

Mit ein paar einfachen Gewohnheiten lässt sich dieses Phänomen bekämpfen und wertvolle Zeit sparen.

1. Erstelle eine Liste mit priorisierten Aufgaben: Beginne jeden Tag damit, eine Liste der zu erledigenden Aufgaben zu erstellen und diese nach Priorität zu ordnen. So kannst du dich auf die wichtigsten Aktivitäten konzentrieren und du lässt dich nicht von Nebensächlichkeiten ablenken.
2. Teile die Aufgabe auf: Um eine Aufgabe leichter bewältigen zu können, ist es sinnvoll, sie in kleine Teilaufgaben zu unterteilen, die sich leicht erledigen lassen, und so das Gefühl der Erfüllung zu aktivieren, das beim Aufschieben fehlt.
3. Verwende Zeitmanagement-Techniken: Arbeite in Zeitabschnitten von 25 Minuten, gefolgt von kurzen Pausen. Mit diesem Ansatz kannst du deine Konzentration aufrechterhalten und deine Produktivität maximieren. Wenn es Ihnen schwerfällt, überhaupt anzufangen, kann auch die «Nur-5-Minuten-Methode» empfehlenswert sein: Verspreche dir selbst, die Aufgabe fünf Minuten lang zu erledigen, um die anfängliche Trägheit zu überwinden.
4. Identifiziere und beseitige Ablenkungen: Finde heraus, was dich bei der Arbeit ablenkt, seien es Benachrichtigungen auf dem Smartphone, Umgebungsgeräusche oder nicht berufsbezogene Websites. Ergreife  Massnahmen, um diese zu beseitigen, z. B.  Flugmodus und Blockierungs-Programme.
5. Schaffe eine arbeitsfördernde Umgebung: Bist du zuhause zu abgelenkt? Vielleicht geht es in einem Coworking Space besser?
6. Setze die Fristen: Lege Fristen für verschiedene Aufgaben fest und verpflichten dich, diese einzuhalten. So bleibst du motiviert und vermeidest es, deine Aufgaben auf unbestimmte Zeit aufzuschieben.

Mit diesen Tipps kannst du deine Produktivität steigern und Ablenkungen reduzieren!

Beseitige die Zeitdiebe!

Nun geht es um die Zeitdiebe. Was «frisst» in deinem Arbeitsalltag besonders viel Zeit? Dazu gehören vielleicht unwichtige Besprechungen, häufige Unterbrechungen durch Kolleg*innen oder Aufgaben, die delegiert werden könnten.

Um diese Zeitdiebe zu entlarven, kannst du ein Tagebuch über deinen Arbeitstag führen, um die Momente zu erkennen, in denen du von deinen wichtigsten Zielen abweichst. Wenn du sie identifiziert hast, entwickle  Strategien, um sie zu eliminieren.

Einige Vorschläge: Beschränke Besprechungen auf das absolut Notwendige, lege bestimmte Zeitfenster für die Beantwortung von E-Mails oder Anfragen von Kolleg*innen fest und delegiere Aufgaben, die kein direktes Eingreifen erfordern. So kannst du deine Zeit maximieren und dich auf die wichtigsten und produktivsten Aufgaben konzentrieren.

*Dieser Artikel wurde zum ersten Mal im 2023 veröffentlicht und im 2025 aktualisiert.