Wie darf ich KI-Tools im Arbeitsalltag nutzen?

KI ist allgegenwärtig und oft unsichtbar. Sie kommt in Smartphones (Korrekturhilfen, Gesichtserkennung), sozialen Netzwerken (Empfehlungsalgorithmen), Online-Shopping, GPS-Navigation und sogar in Bankgeschäften zum Einsatz.

Schatten-KI gefährdet Sicherheit

Auch im Arbeitsalltag nutzen viele Arbeitnehmende die KI schon – meistens ohne daran zu denken, dass dies Folgen und gar rechtliche Konsequenzen haben könnte. Dies wird «Schatten-KI» genannt und kann zu gravierenden Sicherheitslücken führen.

Mit der Schatten-KI beschäftigt sich auch eine aktuelle Studie von KPMG und der Universität Melbourne, wie die Netzwoche schreibt. So nutzen 77 Prozent der erwerbstätigen Schweizer*innen regelmässig KI im beruflichen Kontext, das ist mehr als der weltweite Durchschnitt von 58 Prozent.

Dennoch missachtet über die Hälfte der Nutzenden die Unternehmensrichtlinien, etwa durch den Upload sensibler Daten in frei zugängliche KI-Tools.

KI bringt Gefahren: Denn KI-Systeme speichern Daten und verwenden sie weiter. Werden vertrauliche Daten in nicht abgesicherte Tools eingegeben, können sie weitergegeben und weiterverwendet werden. Das verstösst gegen das Datenschutzgesetz und kann zu Reputationsschäden und rechtlichen Konsequenzen führen.

Was sagt das Gesetz zur KI?

In der EU trat im August 2024 der AI Act in Kraft, an dem sich bereits viele Schweizer Unternehmen orientieren. Das Gesetz hat zum Ziel, KI-Anwendungen sicher und ethisch vertretbar in die Praxis einzuführen sowie die Grundrechte der Bürger*innen zu schützen.

Der AI Act reguliert KI-Systeme nach einem risikobasierten Ansatz: Verbotene Anwendungen wie das ethisch bedenkliche Social Scoring (Sammeln von Bewertungen und Verhaltensweisen von Menschen) sind untersagt, hochriskante Systeme (z. B. Justiz oder Gesundheitswesen) unterliegen strengen Auflagen, während begrenzte und minimale Risiken nur Transparenz- oder keine Pflichten haben. Unternehmen müssen Hochrisiko-KI sorgfältig dokumentieren und generative KI kennzeichnen. Bei Verstössen gegen den AI Act drohen hohe Strafen.

KI in der Schweiz

Die Schweiz hat Ende März 2025 die Konvention des Europarates über Künstliche Intelligenz und Menschenrechte, Demokratie und Rechtsstaatlichkeit unterzeichnet. Das bedeutet: Die Schweiz will die Europarats-Konvention ratifizieren und ins Schweizer Recht übernehmen.

Damit sollen Innovationen gefördert, aber Risiken minimiert werden. Ende 2026 wird eine Vernehmlassungsvorlage erwartet.

So nutzt du KI rechtlich korrekt

In der Schweiz gibt es also noch keine rechtlich verbindlichen Spezialregelungen, wie KI-Tools im Arbeitsalltag genutzt werden dürfen oder können. Doch Angestellte und Unternehmen müssen sich auch bei der Nutzung von KI an das geltende Datenschutzgesetz (DSG) halten. Das DSG ist direkt auf den Einsatz von KI-gestützten Datenbearbeitungen anwendbar.

Das DSG regelt den Schutz personenbezogener Daten und deren Verarbeitung. Es stellt sicher, dass die Privatsphäre von Personen gewährleistet wird und setzt Anforderungen an Unternehmen und Behörden im Umgang mit Daten.

Das bedeutet in der Praxis:

1. Arbeitnehmende dürfen keine sensiblen oder personenbezogenen Daten in KI-Tools eingeben.
2. Da Unternehmen für die Gesundheit und Sicherheit ihrer Mitarbeitenden sorgen müssen, gehört auch der grundsätzliche Schutz vor Überwachung und Kontrolle durch KI-Tools dazu.
3. Zudem sind Arbeitgeber*innen verpflichtet, ihre Mitarbeitenden zu informieren, falls sie in Ausnahmefällen im erlaubten Rahmen KI zur Analyse oder Überwachung der Arbeit einsetzen und darüber hinaus die Einwilligung der Mitarbeitenden einzuholen, wo dies erforderlich ist.
4. Arbeitnehmende dürfen jederzeit Auskunft von der Arbeitgeber*in verlangen, welche Daten über sie bearbeitet werden und wofür. Es dürfen nur Daten über Arbeitnehmende erhoben und bearbeitet werden, die notwendig sind und nur zum angegebenen Zweck. Die erhobenen Daten sind von der Arbeitgeber*in durch technische und organisatorische Massnahmen zu schützen.

In sichere KI investieren

Unternehmen tun gut daran, betriebliche Leitlinien zu erfassen und ihre Mitarbeitenden für die Gefahren, die bei der Anwendung der KI entstehen können, zu schulen. Für Unternehmen im EU-Raum ist das seit dem 2. Februar 2025 bereits verpflichtend. Eine weitere Möglichkeit ist es, dass Unternehmen in sichere KI-Modelle investieren.

Sprich deine Mitarbeitenden und Vorgesetzen auf das Thema an, wenn du merkst, dass in deinem Unternehmen das Bewusstsein dafür fehlt. Bei Angestellte Schweiz findest du eine Reihe von spannenden Kursen, in denen du mehr darüber erfährst, wie du KI im Berufsalltag sicher nutzen kannst.