Ohne Planung auf dem Glatteis?

Zeitmanagement ist mehr als nur das Abarbeiten von Aufgaben. Es ist die Kunst, mit der begrenzten Ressource Zeit so umzugehen, dass sowohl deine Produktivität als auch deine persönliche Zufriedenheit gesteigert werden. Die Wissenschaft zeigt, dass strukturiertes Zeitmanagement nicht nur effizienzsteigernd ist, sondern auch Stress reduziert und die Balance zwischen Arbeits- und Privatleben verbessert. Doch welche Methode ist die richtige? Nicht jeder Ansatz funktioniert für Jede*n gleichermassen, da individuelle Vorlieben, Arbeitsstile und sogar der persönliche Biorhythmus eine Rolle spielen. Wir zeigen dir fünf Methoden und wie man sie verbinden kann.    

Ziele – was willst du erreichen?

Bevor die richtige Methode der Planung gefunden wird, solltest du überlegen, welche Ziele du erreichen möchtest. Leitfrage sollte sein: Welche Ziele habe ich langfristig oder kurzfristig?

Langfristige Ziele

Ziele können dabei auf verschiedenen Ebenen betrachtet werden:

• Beruflich: Karriereentwicklung, Projekte, finanzielle Ziele etc.
• Persönlich: Gesundheit, Beziehungen, Freizeit, persönliche Entwicklung etc.

Frage dich:

• Was ist mir wichtig?
• Welche Ziele motivieren mich wirklich?

Ein klares Ziel gibt dir Orientierung und du setzt Prioritäten in deinem Leben.

Kurzfristige Ziele

Deine Ziele könnten auch klar eine Verbesserung deiner konkreten Arbeit sein:

1. Effizientes Arbeiten durch Aufgabenbündelung
2. Selbstdisziplin und souveräner Umgang mit Ablenkungen
3. Stressreduktion und Schonung der eigenen Ressourcen

Vielleicht hast du weitere Ziele, die du kurz-, mittel- oder langfristig erreichen möchtest. Notiere sie dir!

Nutze auch die SMART-Methode, um deine Ziele zu entwickeln und festzulegen: Wie komme ich beruflich ans Ziel? | Angestellte Schweiz

Methode 1: Pareto Prinzip – weniger ist mehr

Nachdem du nun deine Ziele notiert hast, kannst du das Pareto-Prinzip wählen, um Tätigkeiten zur Erreichung der Ziele weiter zu strukturieren.

Die Grundphilosophie des Pareto-Prinzips ist, dass 20 Prozent der richtig eingesetzten Zeit und Energie 80 Prozent des Ergebnisses bringen können. Die Methode geht auf den italienischen Ökonomen und Soziologen Vilfredo Pareto (1848–1923) zurück.

Das Pareto-Prinzip bedeutet nicht, dass du 80 % der Arbeit ignorieren solltest, sondern dass du deine Energie auf die wirklich wichtigen 20 % konzentrieren musst, die den grössten Nutzen bringen. Mache dafür folgendes:

• Schreibe alle Aufgaben, Projekte oder Tätigkeiten auf, die anstehen.
• Überlege, welche davon den grössten Nutzen für dein Ziel haben.
• Priorisiere 20 %, die den grössten Einfluss haben.
• Weniger wichtige Aufgaben (die 80 %) kannst du vereinfachen oder vielleicht auch delegieren.

Das Prinzip ist eine gute Übung, um zu lernen, dass nicht alles gleich wichtig ist und dass du Kontrolle über deine Zeit zurückgewinnen kannst, indem du die richtigen Prioritäten setzt.

Das Gehirn verarbeitet Informationen nach dem Prinzip der begrenzten Ressourcen: erfolgreiche Menschen nutzen diese Ressourcen effizient, indem sie ihre Aufmerksamkeit gezielt auf hochpriorisierte Aktivitäten lenken (vgl. D. Kahnemans Attention and Effort, 1973).

Weiterführende Links zum Pareto Prinzip:

Erklärvideo zum Pareto Prinzip

Pareto-Prinzip: Die 80/20-Regel erklärt | mit Beispielen

Methode 2: ABC-Analyse der Aufgaben

Nachdem du die Pareto-Analyse angewendet hast solltest du die definierten Tätigkeiten, Projekte und Aufgaben weiter untersuchen und nach Relevanz und Notwendigkeit sortieren:

• A-Aufgaben:

Sie sind sehr wichtig und haben grössten Einfluss. Diese Aufgaben sind den 20% der Pareto-Analyse zuzuordnen. Die Aufgaben können entweder allein oder im Team eigenverantwortlich ausgeführt werden, sind nicht delegierbar und haben entscheidende Bedeutung für die erfolgreiche Ausübung der jeweiligen Funktion.  

• B-Aufgaben:

Wichtig, aber weniger dringlich. Plane sie ein. Sie sind auch (teilweise) delegierbar.

• C-Aufgaben:

Weniger wichtig, oft Routine. Es sind die Aufgaben mit dem geringsten Wert für die Erfüllung einer Funktion, haben jedoch den grössten Anteil an der Menge der Arbeit (Routinearbeit, Lesen, Telefonieren, Ablage, Korrespondenz und andere Verwaltungsarbeiten). Bearbeite sie zuletzt.

Was heisst das nun? Zeitmanagement Experten wie Seiwert geben an, die Verteilung am Tag nach dem folgenden Prinzip zu organisieren: ein bis zwei A-Aufgaben, die drei Stunden der Zeit füllen, weitere zwei bis drei B-Aufgaben mit circa 1 Stunde planen und auch C-Aufgaben mit bis zu einer Dreiviertelstunde einplanen (vgl. Seiwert Lothar (2014), 1x1 des Zeitmanagements).

Weiterführende Links zur ABC-Analyse:

Erklärvideo 

ABC-Analyse: Beispiel mit Erklärung & Hintergründen

Organisationshandbuch - ABC-Analyse

Methode 3: Eisenhower Prinzip

Eine weitere Methode, um Aufgaben zu priorisieren, ist das Eisenhower Prinzip, benannt nach dem ehemaligen amerikanischen Präsidenten Dwight D. Eisenhower (1890 – 1969).

Das Eisenhower-Prinzip und die ABC-Analyse sind beide Methoden zur Priorisierung von Aufgaben, unterscheiden sich jedoch in ihrer Herangehensweise und Zielsetzung. Während man sich bei der Eisenhower-Methode auf eine Sortierung der Aufgaben nach Wichtigkeit und Dringlichkeit konzentriert, wird bei der ABC-Analyse eher auf die Relevanz der Aufgabe zur Erreichung der Ziele geschaut.

Bei der Eisenhower Methode werden die Aufgaben nach mehreren Feldern sortiert:

• Wichtig und dringend: Sofort erledigen.
• Wichtig, aber nicht dringend: Terminieren.
• Dringend, aber nicht wichtig: Delegieren.
• Weder wichtig noch dringend: Eliminieren.

Diese Methode ist besonders dazu geeignet, operative Entscheidungen zu treffen und den Tag zu strukturieren. Sie unterstützt bei der Bewältigung von Zeitdruck bei Entscheidungen.   

Weiterführende Links zum Eisenhower Prinzip

Organisationshandbuch - Eisenhower Matrix

Methode 4: ALPEN für den Tag

Nutze nun die Ergebnisse deiner Analyse (Ziele und Aufgaben), um deine Tagesplanung mit der ALPEN-Methode zu strukturieren.

ALPEN hat nichts mit den bekannten Bergen zu tun, sondern steht für Aufgaben notieren, Länge schätzen, Pufferzeiten einplanen, Entscheidungen treffen, Nachkontrolle machen. Wir zeigen dir, wie du vorgehen kannst:

A – Aufgaben notieren

• Schreibe alle Aufgaben für den Tag auf, priorisiert nach dem Pareto-Prinzip.
• Beginne mit den wichtigen 20 % und füge die weniger wichtigen Aufgaben (die restlichen 80 %) hinzu.

L – Länge der Aufgaben schätzen

• Schätze realistisch die Zeit, die du für die 20 %-Aufgaben benötigst.
• Plane weniger Zeit für Routine- oder gering priorisierte Aufgaben ein.

P – Pufferzeiten einplanen

• Plane circa 40 % deines Tages als Pufferzeit ein.
• Nutze diese, um unvorhergesehene, dringende Aufgaben oder Pausen auszugleichen.

Unvorhergesehene Ereignisse, Ablenkungen, Zeitfresser und persönliche Bedürfnisse machen es notwendig, genügend Freiraum in der Planung zu lassen, um Frustration zu vermeiden.

E – Entscheidungen treffen

• Fokussiere dich zuerst auf die Aufgaben, die aus der Pareto-Analyse als wichtigste hervorgegangen sind.
• Nutze die Eisenhower-Matrix oder die ABC-Analyse, um Klarheit über Dringlichkeit und Wichtigkeit zu gewinnen.
• Was sich immer noch nicht erarbeiten lässt, muss verschoben, gestrichen, abgesagt oder in Überstunden erledigt werden.

N – Nachkontrolle

• Reflektiere am Ende des Tages: Hast du die 20 %-Aufgaben erledigt?
• Wenn nicht, analysiere, was dich behindert hat, und plane entsprechend für den nächsten Tag. Aufgaben, die immer wieder verschoben werden, sollten entweder zügig erledigt oder gestrichen werden, da sich die Sache von selbst erledigt hat.

Weiterführende Links zur ALPEN-Methode

Erklärvideo zur ALPEN-Methode 

ALPEN-Methode: Beispiel, Definition, Vor- und Nachteile

Methode 5: Eule oder Lerche?

Nachdem nun Ziele erstellt, Aufgaben priorisiert und sortiert wurden und der Tag geplant ist, ist es interessant, über sich selbst nachzudenken. Bin ich der Abend- oder der Morgentyp? Wann geht mir eine besonders schwierige Aufgabe besonders gut von der Hand? Die Bezeichnungen von Eule und Lerchen beziehen sich symbolisch auf Chronotypen, also auf unterschiedliche Vorlieben im Nacht- und Tagrhythmus eines Menschen.

Eulen bzw. der Abendtypen sind Personen, die spät zu Bett gehen und ihre höchste Leistungsfähigkeit in den Abendstunden erreichen, während Lerchen, also Morgentypen, Frühaufsteher sind, die morgens besonders aktiv und produktiv sind.

Die Kenntnis des eigenen Chronotyps kann dir dabei helfen, den Tagesablauf besser zu gestalten und dadurch deine Produktivität zu steigern. Es ist daher sinnvoll, wichtige Aufgaben in die Phasen zu legen, in denen man sich am wachsten und leistungsfähigsten fühlt.

Leider ist es aber auch so, dass zeitliche Vorgaben im gesellschaftlichen Miteinander gegen den eignen Rhythmus arbeiten können. Berufstätige müssen natürlich abwägen, was sie wie anpassen können und was nicht. Es ist immer ein Abwägen zwischen den Erwartungen von aussen und der Selbstfürsorge für sich selbst (Self-Care).

Weiterführende Links zu Eulen und Lerchen:

Eule oder Lerche: Wie ticken die Chronotypen?

FAZIT

Wir hoffen, dass dir die ausgewählten Methoden weiterhelfen und du dein Zeitmanagement verbessern kannst. Denke daran, es ist ein Schlüssel, um deinen Stress zu reduzieren und mehr Freiräume zu schaffen. Es braucht etwas Übung und Geduld, aber die Ergebnisse lohnen sich.

Gerade jetzt mit dem Start ins neue Jahr ist der perfekte Moment, über die eigenen Gewohnheiten nachzudenken und frischen Schwung in die persönliche Organisation zu bringen.